中國電力網(wǎng)訊 “宗漢供電所工程電子檔案已發(fā)，請注意查收。”11月30日，浙江慈溪市供電公司營銷部項(xiàng)目管理人員收到基層供電所發(fā)來的工程檔案，開始進(jìn)行結(jié)算工作。
工程項(xiàng)目檔案作為工程建設(shè)全過程的真實(shí)反映,是進(jìn)行項(xiàng)目跟蹤管控的基礎(chǔ)，同時(shí)是開展結(jié)算、決算等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的憑證支撐，更是履職追責(zé)的第一手資料。為了提升營銷項(xiàng)目檔案質(zhì)量，今年年初，浙江慈溪市供電公司開展工程檔案管理專題研究，運(yùn)用數(shù)字化手段設(shè)計(jì)開發(fā)了項(xiàng)目檔案管理輔助工具，實(shí)現(xiàn)工程資料數(shù)據(jù)化管理，達(dá)到提質(zhì)增效的作用。
項(xiàng)目檔案管理輔助工具通過單據(jù)制式化、管理集中化、資料數(shù)據(jù)化三個(gè)方面，實(shí)現(xiàn)了工程檔案資料規(guī)范、結(jié)算快捷、和責(zé)任可追溯。使用者只要對單據(jù)的數(shù)據(jù)提取區(qū)域進(jìn)行相應(yīng)配置，就可以按需要增加或者變更單據(jù)格式。同時(shí)，還能通過二維碼自定義內(nèi)容，使用手機(jī)掃一掃便可以迅速了解項(xiàng)目信息，并實(shí)現(xiàn)了掃描件的自動(dòng)識別分類歸檔。此外，該輔助工具還實(shí)現(xiàn)了簽證識別功能，實(shí)現(xiàn)了工程項(xiàng)目的履職追責(zé)。
“以往項(xiàng)目檔案資料的相關(guān)表單制式雜亂未統(tǒng)一、設(shè)計(jì)不規(guī)范，導(dǎo)致營銷項(xiàng)目資料質(zhì)量參差不齊，竣工資料審查和結(jié)算工作開展起來十分費(fèi)勁。”浙江慈溪市供電公司營銷部負(fù)責(zé)人介紹，相比于往年，今年結(jié)算工作耗時(shí)預(yù)估可以縮短一個(gè)月時(shí)間。他說道：“通過輔助工具對提取數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)規(guī)則的制定，能夠快速生成各式統(tǒng)計(jì)報(bào)表，方便掌握項(xiàng)目信息、及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和進(jìn)行干預(yù)，對提升管理效率有很大的幫助。”
下階段，浙江慈溪市供電公司將繼續(xù)完善項(xiàng)目檔案管理輔助工具各項(xiàng)功能，通過數(shù)字化進(jìn)一步提升工作效率，實(shí)現(xiàn)管理提質(zhì)增效。
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